기안 작성
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전자결재 서비스에서는 일반 기안 상신, 공람자 및 참조자 지정, 협조 및 수신 접수와 처리 등의 기능을 제공합니다.
전자결재 서비스는 회사의 결재업무에 필요한 각종 기안 양식을 제공하며, 사용자는 회사 내부에서 지정한 양식을 사용하여 기안작성을 진행할 수 있습니다.
기안 상신이란 결재 받아야할 문서를 작성하여 결재자에게 전달하는 것을 의미합니다. 기안을 작성 후 상신하는 방법은 다음과 같습니다.
기안작성 메뉴를 클릭하여 기안 양식을 선택합니다.
결재선 설정과 필수 항목 입력을 완료하고, [상신하기] 버튼을 클릭합니다.
[결재선 설정] 버튼 클릭 시, 결재선을 편집 및 저장할 수 있습니다.
[임시저장] 버튼 클릭 시 기안은 상신되지 않고 임시 저장되며, 기안함 > 저장된 메뉴에서 자유롭게 수정, 삭제, 상신이 가능합니다.
상신된 기안은 기안함 > 상신한 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
기안을 상신한 후 검토자가 아직 결재를 처리하지 않았다면 해당 기안을 회수할 수 있습니다.
상신한 기안을 회수하는 방법은 다음과 같습니다.
기안함 > 상신한 메뉴로 이동하여 원하는 기안을 선택합니다.
기안상세 화면에서 [회수] 버튼을 클릭합니다.
회수된 기안은 기안함 > 회수된 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
기안을 상신하기 전 저장, 회수, 반려된 상태에서는 기안을 삭제할 수 있습니다.
기안을 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.
기안함 > 저장된 / 회수된 / 반려된 메뉴로 이동하여 삭제하고자 하는 기안을 선택합니다.
기안상세 화면에서 [삭제] 버튼을 클릭합니다.
주의
저장된, 회수된, 반려된 문서함 내 문서에 한해서만 삭제가 가능합니다.
반려된 기안을 삭제하는 경우 결재 이력도 함께 삭제되며, 삭제된 기안은 복구할 수 없습니다.
반려된 기안을 삭제한 경우 결재 처리한 결재자의 결재함(결재함 > 반려된)에도 해당 기안은 표시되지 않습니다.
이전에 상신한 기안 문서를 다시 활용하고 싶은 경우에는, 완료된 기안 문서의 내용을 그대로 가져와 재기안을 할 수 있습니다. 완료된 문서를 재기안하는 방법은 다음과 같습니다.
기안함 > 완료된 또는 문서대장 메뉴에서 재기안이 필요한 문서를 선택합니다.
문서 상세 화면에서 [재기안] 버튼을 클릭합니다.
결재선 수정이 필요할 시, 결재선을 수정한 후 [적용] 버튼을 클릭합니다.
필요한 항목을 수정하고 [재기안상신] 버튼을 클릭합니다.
공람자는 결재 진행에 영향을 주지 않으며 결재 완료된 문서를 열람만할 수 있는 권한을 가지는 사람 또는 팀을 의미합니다. 공람자는 기안자가 상신 전 혹은 결재 완료 후 지정하거나, 결재자 혹은 협조자가 문서에 추가할 수 있습니다.
공람 설정이 팀으로 된 경우, 해당 팀에 소속된 모든 구성원 개인이 공람자로 설정되고 결재선 내 표기는 팀명으로 표기됩니다.
기안자가 공람자를 지정하는 방법은 다음과 같습니다.
| 기안 상신 전 공람자 지정
기안작성 페이지에서 [결재선 설정] 버튼을 클릭합니다.
공람자로 지정할 개별 구성원 혹은 팀을 선택하고 [공람] 버튼 및 [적용] 버튼을 각각 클릭합니다.
| 결재 완료 후 공람자 지정
기안함 > 완료된 메뉴에서 공람자를 추가할 문서를 선택합니다.
결재선에서 [공람 설정] 버튼을 클릭합니다.
공람자로 지정할 개별 구성원 혹은 팀을 선택하고 [공람] 버튼 및 [적용] 버튼을 클릭합니다.
| 부서협조 담당자일 때 공람자 지정
부서문서함 > 부서협조 메뉴에서 공람자를 추가할 문서를 선택합니다.
결재선에서 [공람 설정] 버튼을 클릭합니다.
공람자로 지정할 개별 구성원 혹은 팀을 선택하고 [공람] 및 [적용] 버튼을 순차적으로 클릭합니다.
참조자란 해당 기안에 관련이 있지만 결재에 영향을 미치지 않는 사람을 의미하며, 기안 상신 이후 결재완료까지 모든 진행 상태의 결재 문서를 열람할 수 있습니다. 참조자 설정은 기안 상신 이전에만 가능하며, 이후 참조자 추가는 불가능합니다.
기안 상신 이전에 기안작성 페이지 혹은 기안함 > 저장된, 회수된, 반려된 메뉴의 기안편집 페이지에서 참조자를 추가할 수 있습니다.
참조자를 지정하는 방법은 다음과 같습니다.
기안작성 페이지에서 [결재선 설정] 버튼을 클릭합니다.
참조자로 지정할 개별 구성원 혹은 팀을 선택하고 [참조] 버튼을 클릭 후 [적용] 버튼을 클릭합니다.
기안자와 결재자가 결재 진행중 관련 멤버 혹은 부서의 내부결재가 필요하다고 판단할 경우, 협조를 지정할 수 있습니다.
기안자가 협조를 지정하는 방법은 다음과 같습니다.
기안작성 페이지에서 [결재선 설정] 버튼을 클릭합니다.
협조자로 지정할 팀 혹은 멤버를 선택하고 [협조] 버튼을 클릭 후 [적용] 버튼을 클릭합니다.
협조로 지정된 멤버가 협조 문서를 처리하는 방법은 다음과 같습니다.
결재함 > 결재전 메뉴로 이동하여 협조 상태의 기안 제목을 클릭합니다.
기안상세 페이지에서 [결재] 버튼을 클릭합니다.
결재하기 팝업창이 나타나면 승인을 선택 후 [결재] 버튼을 클릭합니다.
부서내 문서 담당자가 부서협조 문서를 처리하는 방법은 다음과 같습니다.
부서문서함 > 부서협조 메뉴로 이동하여 대기 상태인 부서협조 문서의 기안제목을 클릭합니다.
[접수] 버튼을 클릭합니다.
[접수] 버튼을 클릭 시 내부결재 페이지로 이동되며, 내부결재를 상신할 경우 부서협조가 진행중 상태로 변경됩니다.
접수를 처리하고 내부결재가 완료된 경우 승인으로 표시되며, 내부결재를 반려한 경우 부서협조 문서도 반려됩니다.
반려 또는 회수된 기안은 편집 후에 재상신 할 수 있으며, 반려 또는 회수된 상태에서만 사용 가능합니다.
기안을 재상신할 경우에도 기존에 상신했던 결재 이력은 삭제되지 않습니다.
반려된 기안의 재상신 방법은 다음과 같습니다.
기안함 > 반려된 메뉴로 이동하여 재상신을 원하는 기안 제목을 클릭합니다.
기안상세 화면에서 [수정] 버튼을 클릭합니다.
기안을 편집 후 [재상신] 버튼을 클릭합니다.
회수된 기안의 재상신 방법은 다음과 같습니다.
기안함 > 회수된 메뉴로 이동하여 재상신을 원하는 기안의 제목을 클릭합니다.
기안상세 화면에서 기안을 편집 후 하단의 [재상신] 버튼을 클릭합니다.
기안자가 결재 진행중이나 결재 완료 후에 관련자 혹은 관련 부서의 수신 확인이 필요하다고 판단할 경우, 수신을 접수할 수 있습니다.
수신발송은 기안문서의 결재완료 이후 진행되며, 수신자가 여러 명인 경우 각각 수신확인 처리를 진행해야 합니다.
수신은 기안자가 기안을 작성할 때만 지정할 수 있습니다. 기안자가 수신을 접수하는 방법은 다음과 같습니다.
기안작성 페이지에서 [결재선 설정] 버튼을 클릭합니다.
수신이 필요한 부서나 직원을 선택하고 [수신] 버튼을 클릭 후 [적용] 버튼을 클릭합니다.
수신한 기안문서를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
수신함 > 수신전 메뉴에서 수신확인하려는 기안 제목을 클릭합니다.
기안상세 페이지에서 [수신확인] 버튼을 클릭합니다.
수신확인 처리된 기안문서는 수신함 > 완료된 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
개인이 아닌 부서를 대상으로 수신을 요청한 경우, 해당 부서의 문서 담당자가 부서 수신 문서를 확인할 수 있습니다.
주의
수신을 요청한 부서에 리더 혹은 문서 담당자가 지정되지 않은 경우, 정상적으로 문서가 나타나지 않습니다.
문서 담당자가 부서 수신 문서를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
부서문서함 > 부서수신 메뉴에서 대기 상태인 부서수신 문서의 기안제목을 클릭합니다.
하단의 [접수], [수신확인], [반송] 버튼을 클릭하여 결재 처리를 진행할 수 있습니다.
[수신확인] 버튼을 누르면 정상적으로 수신 확인이 완료됩니다.
[접수]
내부결재 작성페이지로 이동되며 내부결재를 상신할 경우 부서수신 진행상태가 진행중 상태로 변경 - [접수] 처리 후 내부결재가 완료되면 수신확인되며, 내부결재 반려 시 원문은 반송됨 - [접수] 상태에서 문서담당자는 수신확인, 반송 처리를 진행할 수 없음
[수신확인]
일반 수신과 동일한 수신확인 프로세스를 진행
[반송]
일반 수신과 동일한 반송 프로세스를 진행
수신문서를 반송하는 방법은 다음과 같습니다.
수신함 > 수신전 메뉴에서 반송을 원하는 기안의 제목을 클릭합니다.
기안상세 페이지에서 [반송] 버튼을 클릭합니다.
결재 의견 입력 후 [결재] 버튼을 클릭합니다.
반송 처리된 기안문서는 기안함 > 반송된 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
공람 문서와 참조 문서를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
공람 문서를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
공람자는 결재 진행에 영향을 주지 않으며, 완료된 결재 문서에 대한 열람만 가능합니다.
공람 설정이 팀으로 된 경우, 해당 팀에 소속된 모든 구성원이 공람자로 설정되나, 결재선 내 표기는 팀명으로 표기됩니다.
공람함 메뉴로 이동하여, 공람 문서를 확인합니다.
참조 문서를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
참조로 설정된 참조자는 기안 상신 이후 결재완료까지 모든 진행 상태의 결재 문서를 열람할 수 있습니다.
참조함 메뉴로 이동하여, 참조 문서를 확인합니다.
모든 사용자는 문서대장에서 결재 완료된 문서를 확인할 수 있습니다.
문서대장에서 원하는 문서를 열람하는 방법은 다음과 같습니다.
문서대장 메뉴에서 조건을 설정 후 [조회] 버튼을 클릭합니다.
열람을 원하는 문서를 클릭해서 문서를 열람합니다.
문서 담당자를 지정하는 방법은 문서를 참고하시기 바랍니다.
결재 진행중인 문서는 표시되지 않으며, 전자결재 관리자는 메뉴에서 진행중인 모든 결재문서를 확인할 수 있습니다.
